W niewielkich przedsiębiorstwach, gdzie nie ma rozbudowanego zaplecza kadrowego i technicznego, prostsze rozliczenia księgowe są wręcz niezbędne. Tu każdy sposób, który pozwala oszczędzić czas i uniknąć błędów, ma bezpośrednie przełożenie na działanie całego biznesu. Podpowiadamy 5 sposobów na uproszczenie prowadzenia księgowości w małej firmie.
1. Zautomatyzuj powtarzalne zadania
W małych firmach właściciele często samodzielnie zajmują się księgowością, przez co codzienne obowiązki zajmują dużo czasu. Jednym z prostszych rozwiązań jest wprowadzenie automatyzacji tam, gdzie to możliwe. Programy księgowe z funkcją OCR mogą automatycznie odczytywać dane z faktur i przypisywać je do odpowiednich kategorii. Dzięki temu nie trzeba każdej faktury przepisywać ręcznie. Narzędzia online potrafią też same naliczać VAT, pilnować terminów płatności lub generować raporty. Taka automatyzacja pozwala ograniczyć błędy i znacznie przyspiesza procesy, co w rezultacie prowadzi do uproszczenia księgowości małych firm. Przykładowo, przedsiębiorca prowadzący sprzedaż internetową może zintegrować sklep z programem księgowym i uniknąć ręcznego wpisywania każdej transakcji.
2. Korzystaj z chmury i elektronicznych dokumentów
Zarządzanie dokumentami księgowymi w małej firmie może stać się znacznie prostsze, jeśli przynajmniej częściowo, zrezygnujesz z segregatorów i papierowych faktur. Przechowywanie plików w chmurze umożliwia szybki dostęp do dokumentów z telefonu czy laptopa, bez względu na miejsce. Nie trzeba też tracić czasu na wpinanie ich do teczek, opieczętowywanie, porządkowanie i szukanie zagubionych wydruków. Programy księgowe online oferują katalogowanie faktur, dostęp do historii transakcji czy możliwość szybkiego udostępnienia dokumentu księgowemu. Właściciel firmy usługowej, który wystawia faktury raz dziennie, może je od razu zapisać w systemie i w ten sposób uprościć księgowość.
3. Współpracuj z biurem rachunkowym
Zewnętrzne biuro rachunkowe potrafi znacznie odciążyć przedsiębiorcę, ale tylko wtedy, gdy dobrze rozumie specyfikę małego biznesu. Niewielka firma potrzebuje szybkiej reakcji, jasnych zasad współpracy i elastyczności. Warto szukać takiego partnera, jak my, który umożliwia przesyłanie dokumentów drogą elektroniczną i nie wymaga comiesięcznych wizyt z dokumentami w teczce. Dzięki temu, np. mała firma remontowa, która działa głównie w terenie, może obsługiwać księgowość z poziomu telefonu, i mieć pewność, że rozliczenia dotrą do księgowego na czas.
4. Konsultuj się z doradcą podatkowym przy większych decyzjach
W jaki jeszcze sposób można uprościć księgowość w swojej niewielkiej firmie? Konsultuj się z doradcą podatkowym. Decyzje dotyczące zmiany formy opodatkowania, zakupu drogiego sprzętu czy wprowadzenia nowej usługi wpływają na finanse firmy, a konsultacja z fachowcem może zapobiec potencjalnym problemom. Przykładowo, osoba prowadząca jednoosobową działalność może nie wiedzieć, że przysługuje jej ulga na środki trwałe. Doradca podatkowy pomoże to sprawdzić i wybrać rozwiązanie, które pozwoli uniknąć dodatkowych kosztów.
5. Wybierz prostą formę rozliczeń dla uproszczenia księgowości
Na początku działalności warto rozważyć formę opodatkowania, która będzie łatwa w obsłudze. Ryczałt ewidencjonowany, karta podatkowa lub skala podatkowa różnią się nie tylko wysokością podatku, ale też obowiązkami księgowymi. Osoba prowadząca działalność usługową może wybrać ryczałt i w ten sposób uniknąć konieczności prowadzenia pełnej księgowości. Taki wybór oznacza mniej dokumentów, prostsze zasady i szybsze rozliczenia. To jeden z najprostszych sposobów na uproszczenie prowadzenia księgowości, szczególnie gdy firma zatrudnia jedną lub dwie osoby i nie ma dużych kosztów.
Jeśli chcesz mieć prostszą i bardziej funkcjonalną księgowość w małej firmie, postaw na automatyzację powtarzalnych procesów. Zaleca się także odejście od papierowych teczek na rzecz elektronicznych dokumentów w chmurze. Warto też korzystać z zewnętrznego biura rachunkowego, które specjalizuje się w obsłudze małych firm. Jeśli chcesz, aby Twoja księgowość znalazła się w dobrych rękach, powierz ją nam.
