Prowadzenie firmy wiąże się z obowiązkiem ewidencjonowania operacji finansowych. Nawet przy uproszczonej formie rozliczeń przedsiębiorca musi gromadzić dane dotyczące przychodów, wydatków oraz majątku. Nie zawsze jednak jest jasne, które informacje powinny znaleźć się w poszczególnych rejestrach i jak prawidłowo je zapisywać. Dlatego wyjaśniamy, co powinna zawierać ewidencja przy małej księgowości.
Co uwzględniać w Podatkowej Księdze Przychodów i Rozchodów?
Podstawową ewidencję w systemie, jakim jest mała księgowość, prowadzi się w Podatkowej Księdze Przychodów i Rozchodów. W rejestrze zapisuje się wszystkie zdarzenia gospodarcze związane z działalnością. Każdy wpis powinien zawierać numer kolejny, datę operacji oraz dane dokumentu księgowego, np. faktury. W ewidencji umieszcza się również informacje na temat kontrahenta i krótki opis transakcji. Następnie przedsiębiorca odnotowuje przychody ze sprzedaży, wartość zakupu towarów i materiałów oraz inne koszty działalności.
Trudności przy prowadzeniu KPiR pojawiają się głównie przy kwalifikowaniu wydatków do odpowiednich kolumn księgi. Podobne koszty mogą zostać zaklasyfikowane w różny sposób w zależności od tego, czego dokładnie dotyczy transakcja. Załóżmy, że firma nabyła kartony. Jeśli używa ich do zabezpieczenia towaru transportowanego od dostawcy do magazynu, to wydatek można potraktować jako koszt uboczny zakupu. A co jeśli opakowania służą np. do archiwizacji dokumentów w biurze lub do wysyłki produktów do klienta? Wówczas mamy do czynienia z kategorią pozostałych wydatków. Aby uniknąć błędów w ewidencji, warto korzystać z pomocy sprawdzonego biura rachunkowego. Nasi doradcy wspierają przedsiębiorców także w zakresie małej księgowości.
Jak powinna wyglądać ewidencja środków trwałych w małej księgowości?
Ewidencja w małej księgowości dotyczy również środków trwałych wykorzystywanych w działalności gospodarczej. Do tej kategorii zalicza się składniki majątku o wartości przekraczającej 10 000 zł, które firma planuje używać dłużej niż 1 rok. W rejestrze zapisuje się m.in. nazwę środka trwałego, datę jego nabycia oraz moment wprowadzenia do działalności. Poza tym należy ująć w ewidencji także wartość początkową, numer dokumentu zakupu oraz zastosowaną stawkę wartości środka trwałego. Na tej podstawie przedsiębiorca oblicza kolejne odpisy amortyzacyjne. Przykładem środka trwałego może być samochód firmowy, maszyna produkcyjna lub specjalistyczny sprzęt wykorzystywany podczas świadczenia usług.
Jak ewidencjonować wyposażenie w małej księgowości?
System uproszczonej księgowości przewiduje także rejestr wyposażenia firmy. Taka ewidencja obejmuje elementy wykorzystywane w działalności, które nie spełniają kryteriów środka trwałego, ale ich wartość przekracza 1 500 zł. W zestawieniu zapisuje się nazwę przedmiotu, datę zakupu, numer dokumentu potwierdzającego transakcję oraz kwotę nabycia. Przedsiębiorca powinien też ująć w ewidencji datę likwidacji lub sprzedaży danego składnika. Przykładem wyposażenia są m.in. meble biurowe, drukarki, telefony służbowe czy drobny sprzęt komputerowy. Prowadząc taką ewidencję, właściciel firmy łatwiej kontroluje majątek wykorzystywany w pracy i ma pełną dokumentację potrzebną w razie kontroli podatkowej.
Rejestry VAT w małej księgowości
Przedsiębiorcy rozliczający podatek VAT prowadzą dodatkowe zestawienia sprzedaży oraz zakupów. Mała księgowość nie zwalnia z takiego obowiązku, dlatego ewidencja VAT powinna obejmować wszystkie faktury związane z działalnością. W rejestrze sprzedaży zapisuje się datę wystawienia dokumentu, numer faktury, dane klienta, wartość netto, stawkę podatku oraz kwotę VAT. Analogiczne informacje wpisuje się w ewidencji zakupów, która pozwala odliczyć naliczony podatek. Na podstawie tych danych przedsiębiorca przygotowuje plik JPK i wysyła go do urzędu skarbowego, aby się rozliczyć.
Ewidencja w małej księgowości obejmuje różne rejestry, które dokumentują najważniejsze zdarzenia gospodarcze w firmie. Ich zakres zależy od rodzaju działalności, sposobu rozliczania podatków oraz posiadanego majątku. Do podstawowego rejestru, jakim jest KPiR, należy wpisać m.in. dane kontrahenta, opis transakcji, daty oraz numery dokumentów. Jeśli potrzebujesz bieżącego wsparcia w tych czynnościach, skontaktuj się z nami.
