Wielu przedsiębiorców korzysta w firmie ze sprzętu kupionego prywatnie, także na raty. W takiej sytuacji pojawia się sporo pytań – czy cały koszt można od razu odliczyć, czy trzeba go rozliczać stopniowo? W tym artykule wyjaśniamy, czy sprzęt prywatny zakupiony na raty można zaliczyć do kosztów firmy.
Czy sprzęt zakupiony prywatnie może zostać wprowadzony do majątku firmy?
Jeśli przed założeniem firmy kupiłeś sprzęt prywatnie, możesz go wprowadzić do majątku swojej działalności. Ważne, aby faktycznie był używany w pracy i pomagał w osiąganiu przychodów. Aby to zrobić, wystarczy sporządzić oświadczenie, w którym określisz jego wartość rynkową oraz datę przekazania do firmy. Wartość początkową ustala się na podstawie ceny zakupu, a jeśli nie masz dowodu zakupu – według aktualnej wartości rynkowej. Na przykład, jeśli masz prywatny laptop, którego używasz do pracy w firmie, możesz go wpisać do ewidencji środków trwałych. Dzięki temu możliwe będzie rozliczenie go jako koszt firmowy, pod warunkiem że będzie służył prowadzonej działalności.
Jak rozliczyć zakup na raty w kontekście kosztów uzyskania przychodu?
Przedsiębiorcy, którzy nabywają sprzęt na raty, zastanawiają się, kiedy mogą uwzględnić go w kosztach firmy. Przepisy pozwalają na wpisanie całej kwoty z faktury do kosztów już w momencie zakupu, bez względu na to, że płatność odbywa się w ratach. Oznacza to, że jeśli kupisz na raty komputer za 6000 zł, możesz od razu zaliczyć go do kosztów działalności. Sam sposób spłaty nie ma wpływu na rozliczenie podatkowe. Ważne jednak, aby urządzenie było wykorzystywane w firmie i spełniało warunki środka trwałego, co umożliwia dokonywanie odpisów amortyzacyjnych. Jeśli zakup jest na raty z oprocentowaniem, odsetki również można wliczyć w koszty, ale dopiero wtedy, gdy faktycznie zostaną zapłacone.
Czy sprzęt kupiony na raty można od razu wpisać w koszty?
Kupując sprzęt na raty, warto sprawdzić, czy sprzedawca nie zastrzegł prawa własności do momentu pełnej spłaty. Sprzęt prywatny zakupiony na raty nie należy do przedsiębiorcy i nie można zaliczyć go do kosztów firmy do momentu uregulowania ostatniej raty. Oznacza to także, że nie można go wpisać do ewidencji środków trwałych ani dokonywać odpisów amortyzacyjnych. Nawet jeśli urządzenie jest już wykorzystywane w firmie, jego wartość nie może być uwzględniona w kosztach uzyskania przychodu przed przejęciem pełnej własności.
Dlatego przed podpisaniem umowy warto skonsultować się z doradcą podatkowym, czy nie ma takich ograniczeń w umowie i, jeśli to możliwe, negocjować ich usunięcie. Na przykład, jeśli przedsiębiorca kupuje maszynę produkcyjną na raty, ale sprzedawca zachowuje prawo własności do końca spłaty, amortyzacja będzie możliwa dopiero po uregulowaniu całej kwoty.
Jakie błędy popełniają przedsiębiorcy przy rozliczaniu zakupu na raty?
Wielu przedsiębiorców popełnia błąd, wrzucając całą wartość kupionego na raty sprzętu od razu w koszty firmy. W rzeczywistości, jeśli jego wartość przekracza 20 000 zł (próg amortyzacji w 2024 r.), powinien być rozliczany stopniowo, poprzez odpisy amortyzacyjne. Oznacza to, że koszt zakupu rozkłada się na kilka lat zamiast jednorazowego wpisania go w wydatki firmy. Kolejnym często pomijanym aspektem są odsetki od rat – można je doliczyć do kosztów, ale tylko wtedy, gdy zostały faktycznie zapłacone. Nieuwzględnienie tych zasad może prowadzić do błędów w rozliczeniach podatkowych i problemów przy ewentualnej kontroli skarbowej.
Sprzęt prywatny zakupiony na raty można zaliczyć do kosztów firmy, jednak trzeba upewnić się, czy sprzedający nie zastrzegł prawa własności do momentu pełnej spłaty, jak również faktycznie używać zakupionego urządzenia w ramach pracy. Jeśli masz wątpliwości w zakresie rozliczania kosztów i potrzebujesz porady, nasze biuro rachunkowe jest do Twojej dyspozycji. Skontaktuj się z nami.
