Poniosłeś stratę z kradzieży jako przedsiębiorca? Nie wiesz, czy utracone środki będziesz mógł uwzględnić w kosztach uzyskania przychodów? Jakie warunki muszą zostać spełnione, aby osoba prowadząca działalność gospodarczą miała prawo uznać stratę wynikającą z kradzieży w wydatkach firmowych? Wyjaśniamy.
Prawo podatkowe a straty z kradzieży w działalności gospodarczej
W polskim prawie podatkowym koszty uzyskania przychodów określa art. 22 ust. 1 Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz art. 15 ust. 1 Ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. Uznają one te wydatki jako poniesione w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodu. Strata z kradzieży nie jest wprost wymieniona w katalogu kosztów wyłączonych, co oznacza, że jej ujęcie w księgowości wymaga spełnienia warunków ogólnych. Interpretacje organów podatkowych wskazują zatem, że możliwe jest jej uwzględnienie jako wydatku wynikającego z prowadzonej działalności, jeśli zostaną zrealizowane pewne przesłanki.
Jakie są przesłanki uznania wydatku za koszt z tytułu kradzieży?
Żeby strata wynikająca z kradzieży mogła zostać zakwalifikowana jako koszt uzyskania przychodów, musi być ona efektem zdarzenia niezależnego od podatnika. Oznacza to, że jej powstanie nie powinno wynikać z zawinionego działania lub rażącego niedbalstwa przedsiębiorcy. Trzeba też wykazać, że utrata ma bezpośredni lub pośredni związek z prowadzoną działalnością — np. dotyczy środków obrotowych lub majątku wykorzystywanego w firmie. Bardzo ważne jest również to, aby dokumentacja zdarzenia (m.in. protokół wewnętrzny i zgłoszenie organom ścigania) potwierdzała okoliczności powstania straty. Podatnik musi także wykazać, że podjął racjonalne działania zabezpieczające. Choć same w sobie nie gwarantują one uznania szkód z kradzieży jako kosztu uzyskania przychodu, to bez nich nie da się uwzględnić utraty w wydatkach związanych z działalnością gospodarczą.
Kiedy mówi się o niedochowaniu staranności przez przedsiębiorcę?
W sytuacjach, gdy przedsiębiorca nie dochował przewidywanych środków ochrony lub kontroli nad własnym majątkiem, ujęcie straty z kradzieży jako kosztu uzyskania przychodów może zostać zakwestionowane. Organ podatkowy ma prawo stwierdzić, że podatnik powinien zapobiec zdarzeniu poprzez zastosowanie odpowiednich procedur. Przykładem może być przypadek, gdy pracownik miał dostęp do środków finansowych bez odpowiedniego nadzoru i doszło do ich przywłaszczenia. Wtedy uznanie straty z kradzieży jako kosztu firmowego zazwyczaj zostaje wyłączone. Warto podkreślić, że obowiązek dochowania staranności odnosi się do przeciętnego przedsiębiorcy w danym rodzaju działalności. Oznacza to, że zakres zabezpieczeń może być różny w zależności od branży. Jeśli warunki wewnętrzne firmy nie są dostateczne — np. nie posiada ona monitoringu lub nie obowiązuje ścisły podział obowiązków — to szkody z kradzieży mogą zostać uznane za wynik niedbalstwa.
Jak udokumentować stratę z kradzieży?
Strata wynikająca z kradzieży musi mieć charakter definitywny. Oznacza to, że utrata jest nieodwracalna i nie występuje możliwość odzyskania przywłaszczonych środków lub rzeczy. W celu udokumentowania sytuacji należy sporządzić protokół szkody zawierający m.in. datę, zakres straty, wartość mienia, przyczynę zdarzenia oraz podpis osoby odpowiedzialnej. W przypadku kradzieży środków pieniężnych lub mienia przedsiębiorstwa zazwyczaj wymagane jest również zgłoszenie zdarzenia na policję i przedstawienie decyzji o umorzeniu postępowania albo protokołu dochodzenia. Przedsiębiorca powinien także wykazać, że środki poniesione na zabezpieczenie były adekwatne do skali działalności.
Uznanie straty z kradzieży jako kosztu firmowego jest możliwe, jeśli zdarzenie to było niezależne od przedsiębiorcy, ponieważ zadbał on o należyte zabezpieczenia. W przypadku wystąpienia utraty środków lub mienia konieczne jest dokładne udokumentowanie zdarzenia, aby można je było uznać za wydatek związany z działalnością gospodarczą. Chcesz dowiedzieć się więcej o tym, co można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów? Wypełnij formularz kontaktowy na naszej stronie internetowej, a odpowiemy na Twoje pytania.
