Samochód pozwala zaoszczędzić sporo czasu, ale ma też swoje wady, czyli koszty. Paliwo to dopiero początek wydatków, bo z czasem dochodzą naprawy, serwis czy opłaty parkingowe. Jeśli pojazd jest wykorzystywany w działalności gospodarczej, pojawia się możliwość odliczenia podatku. Sprawdź, jak rozliczać VAT od kosztów paliwa i eksploatacji samochodu firmowego.
Jakie koszty eksploatacyjne obejmuje odliczenie VAT?
Eksploatacja samochodu używanego w firmie obejmuje różne koszty, a odliczenie VAT przysługuje, gdy wydatki mają związek z prowadzeniem działalności. Do rozliczenia można ująć paliwo, usługi serwisowe, wymianę części, uzupełnianie płynów oraz opłaty drogowe i parkingowe, o ile zakup wynika z korzystania z auta w pracy. Znaczenie ma również prawidłowa faktura, która wskazuje, że wydatek dotyczy pojazdu firmowego, a nie przejazdów prywatnych. Częstym błędem jest próba rozliczenia VAT od kosztów, które wprawdzie mają luźny związek z samochodem, ale nie są uznawane w systemie podatkowym za koszty eksploatacyjne, np. mandat, albo paragony za jedzenie na stacji. Lepiej wpierw zapytać doradcę podatkowego, jak prawidłowo się rozliczyć, niż potem robić liczne korekty.
Jak odliczyć VAT, gdy samochód używany jest wyłącznie do celów służbowych?
Jeśli podatnik chce odliczyć 100% VAT od samochodu używanego wyłącznie do celów służbowych, przedsiębiorca musi spełnić określone warunki. Przede wszystkim pojazd nie może być wykorzystywany prywatnie, co należy odpowiednio udokumentować, m.in. poprzez sporządzenie regulaminu użytkowania samochodu oraz prowadzenie szczegółowej ewidencji przebiegu. Dodatkowo konieczne jest zgłoszenie pojazdu do urzędu skarbowego na formularzu VAT-26 do 25. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym poniesiono pierwszy wydatek związany z pojazdem. Za pierwszy wydatek może uchodzić też zaliczka. Ponadto warto zadbać o potwierdzenie wyłącznego wykorzystania samochodu w firmie, np. poprzez parkowanie w siedzibie działalności i oznakowanie auta. Prawidłowe spełnienie tych wymogów pozwala na pełne odliczenie VAT zarówno od zakupu pojazdu, jak i od kosztów eksploatacyjnych.
Odliczenie VAT przy korzystaniu z auta służbowo i prywatnie
Gdy pojazd służy także prywatnym wyjazdom, odliczeniu podlega 50% VAT od zakupu paliwa oraz kosztów związanych z pojazdem. Nie ma wówczas obowiązku prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu, ani składania zgłoszenia VAT-26. Należy jednak pamiętać, że ograniczenie dotyczy zarówno podatku od zakupu auta, jak i wszystkich wydatków eksploatacyjnych, takich jak paliwo czy serwis. Taki model rozliczeń jest czasami wybierany przez przedsiębiorców ze względu na mniejszą liczbę formalności i ewentualnych błędów w dokumentacji. Nie każdy kierowca chce lub może poświęcić czas na skrupulatne udowadnianie, że pojazd służy wyłącznie do działalności gospodarczej. Jednak brak pełnego odliczenia VAT oznacza zwykle większy koszt podatkowy w porównaniu z użytkowaniem wyłącznie firmowym.
Formalności związane z odliczeniem VAT
Współpracując z naszym biurem rachunkowym przy rozliczaniu VAT od kosztów paliwa i eksploatacji samochodu używanego w firmie, najlepiej już na starcie ustalić zestaw dokumentów i sposób ich przekazywania. Księgowość powinna otrzymywać faktury wystawione na firmę, umowę leasingową lub zakupu samochodu, polisę OC/AC oraz, w przypadku pełnego odliczenia, kopię regulaminu korzystania z auta i potwierdzenie zgłoszenia VAT-26. Dokumenty warto dostarczać systematycznie, np. raz na tydzień, aby uniknąć zaległości i ewentualnych pomyłek w rozliczeniach. Ustal również, czy ewidencję przebiegu pojazdu prowadzisz sam, czy księgowy może w tym pomóc, oraz jak oznaczać faktury dotyczące auta w przesyłanych plikach.
Sposób rozliczania VAT od kosztów paliwa i eksploatacji zależy od tego, czy samochód służy wyłącznie firmie, czy także prywatnie. Przedsiębiorca, który chce odliczyć pełen podatek, musi wykazać, że faktycznie używa pojazdu tylko służbowo. Wariant mieszany jest prostszy, ale mniej korzystny podatkowo. Najważniejsze, by zachować porządek w dokumentach, stąd warto skorzystać z pomocy naszego biura rachunkowego.
