Okres świąteczny to czas, gdy wiele firm decyduje się na organizację spotkań wigilijnych oraz wręczanie prezentów pracownikom i kontrahentom. Warto jednak pamiętać, że takie działania niosą ze sobą określone konsekwencje podatkowe. Właściwe rozliczenie takich wydatków pomaga uniknąć potencjalnych problemów w przyszłości. Jak je zaksięgować? Podpowiadamy!
Jak rozliczyć prezenty dla pracowników?
Prezenty świąteczne dla pracowników mogą być finansowane z dwóch źródeł: ze środków obrotowych firmy lub z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (ZFŚS). Te dwa źródła różnią się pod względem podatkowym, dlatego ważne jest, aby odpowiednio je rozdzielić i udokumentować.
W przypadku finansowania ze środków obrotowych wydatki na prezenty mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów, pod warunkiem że są uzasadnione jako wpływające na efektywność pracy. Jednak ich wartość, np. bonów czy kart podarunkowych, stanowi przychód pracownika, który podlega opodatkowaniu oraz oskładkowaniu.
Z kolei finansowanie z ZFŚS jest korzystniejsze podatkowo, ponieważ prezenty mogą być zwolnione z podatku dochodowego do kwoty 1000 zł rocznie na pracownika. Warto jednak pamiętać, że przekroczenie tego limitu wymaga naliczenia podatku. Świadczenia sfinansowane z ZFŚS, takie jak paczki świąteczne, również są zwolnione ze składek na ubezpieczenia społeczne, ale w przypadku bonów lub talonów nawet one zawsze będą podlegać opodatkowaniu i oskładkowaniu.
Aby uniknąć błędów w rozliczeniach, warto skonsultować się z profesjonalnym biurem rachunkowym, które pomoże prawidłowo zaksięgować takie wydatki.
Czy wigilię firmową można uznać jako koszt uzyskania przychodu?
Organizacja wigilii firmowej może zostać uznana za koszt uzyskania przychodu, o ile spełnia określone warunki. Wydarzenie to musi mieć charakter integracyjny oraz wspierać cele motywacyjne firmy.
- Dokumentacja wydarzenia: aby uniknąć problemów z organami podatkowymi, warto przygotować szczegółowy harmonogram spotkania, który wskaże, że jego celem było wzmacnianie relacji między pracownikami oraz motywacja do dalszej współpracy. Tego typu spotkania, które nie są wyłącznie konsumpcyjne, ale mają elementy integracyjne, są bardziej akceptowalne jako koszt podatkowy.
- Koszty kwalifikowalne: wydatki na jedzenie, napoje, dekoracje czy wynajem sali można zaliczyć do kosztów, o ile mają one uzasadnienie w strategii firmy. W przeciwnym razie mogą zostać uznane za wydatki o charakterze reprezentacyjnym, co wyklucza je z kosztów podatkowych.
Warto pamiętać, że organizacja takich wydarzeń w ramach działań firmy może korzystnie wpłynąć na morale zespołu oraz poprawić jego efektywność.
Co z wigilią i prezentami dla kontrahentów?
W przypadku kontrahentów przepisy dotyczące rozliczeń są bardziej rygorystyczne. Spotkania i prezenty muszą mieć jasne uzasadnienie biznesowe, aby mogły być zakwalifikowane jako koszty uzyskania przychodów. Jeśli spotkanie ma charakter negocjacyjny lub dotyczy bieżącej współpracy, wydatki na nie mogą być uznane za koszt podatkowy. Natomiast spotkania, które służą wyłącznie poprawie wizerunku firmy, traktowane są jako wydatki reprezentacyjne i nie podlegają odliczeniom podatkowym.
W przypadku prezentów dla kontrahentów drobne upominki, jak gadżety reklamowe, mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów, pod warunkiem że ich wartość jest niewielka i nie mają charakteru reprezentacyjnego. Natomiast kosztowniejsze prezenty, na przykład jak alkohol czy biżuteria, są traktowane jako wydatki reprezentacyjne i nie mogą być odliczane od podatku. Dodatkowo, w przypadku prezentów o wartości powyżej 20 zł netto, firma jest zobowiązana do naliczenia podatku VAT. Dlatego należy odpowiednio dokumentować cel takich wydatków oraz konsultować się z ekspertami w dziedzinie księgowości.
Rozliczanie wydatków na wigilię firmową i prezenty może wydawać się skomplikowane, ale z odpowiednim podejściem można uniknąć problemów i jednocześnie wykorzystać dostępne ulgi podatkowe. Pamiętaj, aby zawsze dobrze udokumentować wydatki i dbać o ich zgodność z przepisami. Jeśli masz wątpliwości, skonsultuj się z ekspertami – takie wsparcie zaoszczędzi Ci stresu i da pewność, że działasz zgodnie z prawem. Zadbaj o to, by świąteczne gesty w Twojej firmie były nie tylko przyjemne, ale także korzystne dla finansów.
