Faktura kosztowa potrafi trafić do przedsiębiorcy dopiero wtedy, gdy rok podatkowy jest już zamknięty albo na etapie finalnych rozliczeń. Taka sytuacja budzi wątpliwości, bo dokument dotyczy minionego okresu, a jego ujęcie wpływa na podatek i VAT. Jednak spóźniona faktura nie przekreśla możliwości jej rozliczenia, o ile zostanie zaksięgowana zgodnie z obowiązującymi zasadami. Jak to zrobić poprawnie?
Czy można rozliczyć fakturę z ubiegłego roku?
Otrzymanie faktury po zakończeniu roku nie oznacza automatycznie utraty prawa do ujęcia wydatku w poprzednim roku podatkowym. W księgowości liczy się przede wszystkim czas powstania kosztu, czyli moment, którego dotyczy zakup lub usługa. Jeżeli świadczenie zostało wykonane w poprzednim roku podatkowym, to koszt powinien obciążyć właśnie ten rok, nawet jeśli faktura dotarła dopiero w styczniu lub lutym. Dotyczy to usług ciągłych, takich jak obsługa IT, marketing czy najem, ale także jednorazowych dostaw towarów zrealizowanych przed końcem roku.
Problem pojawia się wtedy, gdy przedsiębiorca nie uwzględnia takiego dokumentu w rozliczeniach, uznając go za spóźniony. Pominięcie faktury powoduje rozbieżność między faktycznie poniesionymi wydatkami a wykazanymi kosztami w rozliczeniu rocznym. Z punktu widzenia organów podatkowych to błąd formalny, który może zostać wykryty przy weryfikacji deklaracji lub kontroli. Dlatego, nawet jeśli faktura wpłynęła z opóźnieniem, nie należy jej odkładać ani ignorować, tylko prawidłowo przypisać do właściwego okresu.
Jak odliczyć VAT z faktury kosztowej z poprzedniego roku?
VAT rozlicza się niezależnie od podatku dochodowego, co czasem bywa źródłem nieporozumień. Prawo do odliczenia VAT powstaje co do zasady w okresie, w którym nastąpiła dostawa towaru, wykonanie usługi lub otrzymanie płatności. Oznacza to, że faktura za grudniowy zakup, otrzymana w styczniu, daje prawo do odliczenia VAT w deklaracji za styczeń lub jeden z dwóch kolejnych okresów rozliczeniowych. Przedsiębiorca nie musi korygować zamkniętego roku podatkowego tylko po to, aby rozliczyć podatek VAT.
Po upływie tych terminów VAT nadal można odliczyć, ale wyłącznie poprzez korektę deklaracji. Takie prawo przysługuje przez 5 lat, licząc od końca roku, w którym powstało prawo do odliczenia. Po przekroczeniu tego okresu możliwość odzyskania podatku wygasa, niezależnie od tego, kiedy faktura faktycznie trafiła do przedsiębiorcy.
Koszt z ubiegłego roku a moment złożenia zeznania rocznego
W podatku dochodowym najważniejsze znaczenie ma moment złożenia zeznania rocznego. Jeżeli deklaracja PIT lub CIT nie została jeszcze wysłana, koszt można bez przeszkód ująć w KPiR ze wsteczną datą, najczęściej na ostatni dzień roku podatkowego. Taki zapis pozwala zachować zgodność między ewidencją a rzeczywistym przebiegiem zdarzeń gospodarczych.
Inaczej wygląda sytuacja, gdy zeznanie zostało już złożone. Wtedy ujęcie faktury kosztowej z poprzedniego roku wymaga korekty deklaracji rocznej. Należy wskazać przyczynę korekty oraz zadbać o spójność zapisów w KPiR. Samo złożenie korekty nie jest niczym nadzwyczajnym, ale wymaga staranności, bo to właśnie na tym etapie najczęściej pojawiają się rozbieżności wychwytywane później przez urząd skarbowy.
Spóźniona faktura kosztowa nie musi oznaczać problemów z urzędem podatkowym, o ile zostanie prawidłowo rozliczona. Dobrze prowadzona księgowość pozwala uniknąć nadmiernych korekt i daje pewność, że koszty zostały ujęte tam, gdzie powinny. Jeśli pojawiają się wątpliwości, lepiej od razu skontaktować się z naszym biurem rachunkowym. Sprawdź, jak możemy Ci pomóc!
