Wykreślenie firmy z CEIDG nie zamyka wszystkich spraw związanych z jej dotychczasowym funkcjonowaniem. Przedsiębiorca planujący zakończenie działalności może mieć jeszcze niezapłacone faktury, używany samochód, kasę fiskalną i dokumenty, które nie trafiły do księgowości. Jakich formalności należy dopilnować, aby później nie składać korekt ani uzupełniać dokumentów?
Co rozliczyć przed wykreśleniem działalności z CEIDG?
Przed wykreśleniem wpisu z CEIDG trzeba ustalić ostatni dzień sprzedaży lub świadczenia usług i zebrać dokumenty dotyczące tego okresu. Do biura rachunkowego należy przekazać faktury kosztowe, raporty z kasy, wyciągi bankowe oraz dokumenty związane z wynagrodzeniami, leasingami i wpłaconymi zaliczkami. Trzeba również sprawdzić, którzy klienci nie opłacili faktur i jakie zobowiązania wobec dostawców pozostały do uregulowania. Po zamknięciu firmy przedsiębiorca nadal może dochodzić swoich należności i musi uregulować pozostałe długi. Jeszcze przed złożeniem CEIDG-1 właściciel powinien ustalić, które towary i składniki majątku sprzeda, a które zachowa po likwidacji. Decyzja dotycząca samochodu, komputera lub maszyny może zmienić wysokość PIT i VAT, szczególnie gdy przy zakupie odliczono podatek. Przedsiębiorca powinien poinformować księgową, które składniki sprzeda przed likwidacją, a które pozostawi w swoim majątku. Wniosek o wykreślenie należy złożyć w ciągu 7 dni od zaprzestania wykonywania działalności.
Jak sporządzić wykaz składników majątku?
Na dzień likwidacji przedsiębiorca sporządza wykaz składników majątku, których nie sprzedał przed zakończeniem działalności. Ujmuje w nim m.in. firmowy samochód, komputer, maszyny i wyposażenie. Przy każdej pozycji wpisuje nazwę, datę nabycia, wydatki na zakup, część wydatków zaliczoną do kosztów, wartość początkową, metodę amortyzacji i sumę odpisów. Wykazu nie przesyła się do urzędu skarbowego, ale trzeba zachować go razem z ewidencją środków trwałych i dowodami zakupu. Zapisane dane będą potrzebne, jeśli właściciel później sprzeda jeden ze składników.
Oprócz wykazu składników majątku przedsiębiorca prowadzący PKPiR sporządza na dzień likwidacji także spis z natury. Ujmuje w nim towary, materiały, półwyroby, wyroby gotowe, braki i odpady. Remanent musi być ostatnią pozycją w księdze, nawet gdy wynosi 0 zł, a na jego wycenę jest 14 dni. Laptop używany do pracy należy ująć w wykazie majątku, natomiast nowy komputer kupiony z zamiarem odsprzedaży trafi do spisu z natury. Jeżeli właściciel sprzeda składnik z wykazu przed upływem 6 lat, uzyskana kwota może zostać rozliczona jako przychód z działalności. Termin ten liczy się od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu likwidacji.
Jak zamknąć rozliczenia PIT, VAT i ZUS?
Zamknięcie działalności nie zwalnia z rozliczenia podatku dochodowego za ostatni miesiąc albo kwartał. Przedsiębiorca opodatkowany według skali lub podatkiem liniowym wpłaca zaliczkę w dotychczasowym terminie, a po zakończeniu roku składa PIT-36 albo PIT-36L. Wartość remanentu końcowego uwzględnia się przy obliczaniu dochodu za rok likwidacji. Podatnik korzystający z ryczałtu opłaca podatek za ostatni okres, a następnie składa PIT-28. Jeżeli firma zatrudniała pracowników, PIT-11 i PIT-4R trzeba przekazać do dnia zaprzestania działalności.
Niezależnie od remanentu sporządzanego do PKPiR czynny podatnik VAT przygotowuje odrębny spis likwidacyjny do rozliczenia tego podatku. Obejmuje nim towary i składniki majątku, które pozostały na dzień zamknięcia firmy i przy których zakupie miał prawo do odliczenia VAT. Podatek należny wykazuje w ostatnim pliku JPK_V7, a zakończenie wykonywania czynności opodatkowanych zgłasza na formularzu VAT-Z. Przeniesienie samochodu albo maszyny do majątku prywatnego może więc wymagać zapłaty VAT, mimo że nie doszło do sprzedaży. Po otrzymaniu danych z CEIDG ZUS wyrejestruje przedsiębiorcę jako płatnika składek. Nadal trzeba jednak złożyć deklarację ZUS DRA za ostatni okres prowadzenia firmy i opłacić wykazane w niej składki. Pracowników wyrejestrowuje na ZUS ZWUA, a zgłoszonych członków ich rodzin na ZUS ZCNA, w ciągu 7 dni od ustania ubezpieczeń.
Co zrobić z kasą fiskalną i dokumentacją księgową po zamknięciu firmy?
Po zarejestrowaniu ostatniej sprzedaży trzeba wystawić raport dobowy, a w przypadku starszej kasy również miesięczny, oraz zakończyć pracę urządzenia z udziałem serwisanta. Wykonuje on odczyt pamięci fiskalnej i uzyskuje raport rozliczeniowy, a następnie sporządza protokół z tej czynności. Oba dokumenty trzeba przekazać do urzędu skarbowego w ciągu 5 dni od ich sporządzenia. Jeżeli przedsiębiorca odliczył ulgę na zakup kasy i przestał jej używać przed upływem 3 lat, może być zobowiązany do zwrotu odliczonej kwoty. Po zamknięciu firmy trzeba przechowywać faktury, księgi, ewidencje VAT, pliki JPK, deklaracje, remanent i wykaz majątku do upływu właściwych terminów. Dostęp do programu księgowego i rachunku bankowego najlepiej zachować do wysłania ostatnich deklaracji, zapłaty podatków oraz otrzymania należności od klientów.
Przed złożeniem CEIDG-1 trzeba ustalić stan rozliczeń i majątku firmy oraz terminy deklaracji i płatności przypadające po dacie zakończenia działalności. Jeśli chcesz uniknąć korekt i dodatkowych kosztów, skorzystaj z naszych usług księgowych. Na podstawie dokumentów i planowanej daty zamknięcia firmy przygotujemy potrzebne rozliczenia oraz wskażemy, jakie czynności trzeba będzie wykonać po wykreśleniu wpisu.
