Korzyść z ujęcia wydatku w kosztach działalności polega na tym, że zmniejsza się dochód do opodatkowania, a więc przedsiębiorca płaci niższy podatek dochodowy. Nie każdy zakup związany z firmą daje jednak takie prawo, ponieważ przy rozliczeniach trzeba wykazać cel poniesienia nakładu, jego udokumentowanie oraz zgodność z przepisami. Sprawdzamy, kiedy jeszcze wydatek da się rozliczyć jako koszt firmowy.
Związek wydatku przedsiębiorcy z prowadzoną działalnością gospodarczą
Podstawowym warunkiem akceptacji wydatku przez fiskusa jest jego bezpośrednia lub pośrednia relacja z profilem firmy. Przedsiębiorca ma obowiązek wykazać, że zakupiony towar bądź usługa koresponduje z rodzajem wykonywanych usług lub sprzedawanych towarów. Przykładowo, programista bez trudu uzasadni zakup specjalistycznego oprogramowania, podczas gdy dla właściciela salonu fryzjerskiego taki zakup będzie bezużyteczny. Finanse osobiste muszą być bezwzględnie oddzielone od firmowych. Wydatki o charakterze prywatnym, takie jak codzienna odzież czy prywatne wizyty lekarskie, nie mogą pomniejszać podatku, nawet jeśli ułatwiają codzienne funkcjonowanie właściciela biznesu.
Wydatek ma służyć osiągnięciu przychodu
Ustawodawca w art. 22 ust. 1 ustawy o PIT oraz art. 15 ust. 1 ustawy o CIT jasno określa intencję, jaka musi towarzyszyć zakupom. Kosztami podatkowymi są nakłady poniesione w celu wygenerowania obrotu, a także zachowania lub zabezpieczenia źródła zarobkowania. Oznacza to, że intencją zakupu musi być chęć zwiększenia zysków lub ochrona istniejących zasobów przed likwidacją. Dobrym przykładem są inwestycje w marketing, wynajem powierzchni biurowej czy zakup surowców do produkcji. Nawet jeżeli dana kampania reklamowa ostatecznie nie przyniesie oczekiwanych zysków, sam zamiar ich zdobycia pozwala na uwzględnienie tych struktur finansowych w rozliczeniu.
Racjonalność i gospodarcze uzasadnienie wydatku przedsiębiorcy
Podatnik powinien zachowywać się jak profesjonalny oraz rozsądny uczestnik rynku. Urzędnicy skarbowi podczas weryfikacji oceniają, czy dany zakup był ekonomicznie uzasadniony. Wydatki nie mogą być przejawem rozrzutności ani działań pozbawionych logiki biznesowej. Jeśli przedsiębiorca kupuje luksusowy sprzęt, który wielokrotnie przewyższa zapotrzebowanie małego przedsiębiorstwa, musi liczyć się z koniecznością szczegółowego wyjaśnienia takiego kroku. W razie kontroli to na osobie prowadzącej biznes spoczywa ciężar dowodowy, by dowieść, że działanie miało sens ekonomiczny.
Prawidłowo udokumentowany wydatek przedsiębiorcy
Wpisanie kwoty w ewidencje księgowe wymaga posiadania rzetelnego dowodu nabytego towaru lub usługi. Powszechnym dokumentem jest faktura zawierająca kompletne i poprawne dane obu stron transakcji, w tym numer NIP. W niektórych sytuacjach honorowane są rachunki, umowy kupna-sprzedaży czy dowody wewnętrzne. Brak właściwego dokumentu uniemożliwia legalne pomniejszenie podatku dochodowego. Warto więc korzystać z usług naszego biura rachunkowego, aby mieć uporządkowaną księgowość.
Wydatek przedsiębiorcy nie występuje na liście wydatków wyłączonych
Nawet najbardziej logiczny zakup powiązany z branżą nie zostanie zaakceptowany, jeśli znajduje się w tzw. katalogu kosztów niekwalifikowanych. Art. 23 ustawy o PIT oraz art. 16 ustawy o CIT zawierają precyzyjny spis pozycji odgórnie odrzuconych przez państwo. Do tej grupy należą między innymi kary umowne za nieterminowe wykonanie robót, grzywny, odsetki od zaległości budżetowych oraz koszty reprezentacji. Reprezentacja, rozumiana jako działania mające na celu wyłącznie budowanie ekskluzywnego wizerunku, została bezwzględnie odcięta od możliwości amortyzacji podatkowej.
Moment poniesienia wydatku a ujęcie w kosztach działalności
Czas wpisania zakupu do ksiąg zależy od wybranej metody rozliczeń oraz rodzaju kupionego dobra. W metodzie tradycyjnej (memoriałowej) liczy się data wystawienia dokumentu, niezależnie od faktu przekazania gotówki sprzedawcy. Inaczej sytuacja wygląda w przypadku firm, które wybrały uproszczone rozliczanie. Osoby korzystające z PIT-u kasowego (którego limit przychodów wynosi 2 miliony zł) ujmują koszty dopiero w dniu realnej zapłaty za fakturę. Dodatkowo należy pamiętać o zakupach o dużej wartości. Składniki majątku droższe niż 10 000 zł, stanowiące środki trwałe, rozlicza się stopniowo poprzez odpisy amortyzacyjne, rozciągając cały proces w czasie.
Wydatek przedsiębiorcy może zostać ujęty w kosztach działalności, gdy ma realne uzasadnienie biznesowe, służy firmie, jest właściwie udokumentowany i nie znajduje się w katalogu ustawowych wyłączeń. Przedsiębiorca powinien też umieć wykazać, że dany zakup wspiera uzyskanie, zachowanie albo zabezpieczenie przychodów. Ostateczne rozliczenie zależy również od rodzaju składnika majątku oraz przyjętej metody księgowania.
