Przepisy podatkowe pozwalają przedsiębiorcom zmniejszać podstawę opodatkowania dzięki rozliczaniu kosztów związanych z działalnością gospodarczą. Zdarza się, że niektóre wydatki trafiają do ewidencji w niewłaściwej formie, co w konsekwencji wywołuje spór z urzędem skarbowym. Jak poprawnie kwalifikować wydane pieniądze i kto może w tym pomóc? Poniżej przedstawiamy najczęstsze przypadki błędnych kosztów uzyskania przychodu.
Wydatki na prywatny samochód używany w firmie
Przedsiębiorcy często wpisują w koszty uzyskania przychodu wydatki na paliwo, naprawy czy ubezpieczenie samochodu, który poza działalnością służy także do celów osobistych. Wpisanie całej kwoty do rozliczenia podatkowego prowadzi do błędnych kosztów uzyskania przychodu, ponieważ przepisy pozwalają jedynie na rozliczenie części faktycznie związanej z działalnością. Doradca podatkowy potrafi przygotować właściwe rozwiązanie, aby uniknąć sporu z fiskusem, np. wprowadzenie auta do środków trwałych lub prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu.
Wydatki reprezentacyjne ujęte jako reklama
Jednym z częstych błędów kosztów uzyskania przychodu jest zakwalifikowanie wydatków reprezentacyjnych jako reklamy. Przedsiębiorca kupuje drogi alkohol lub elegancki upominek dla kontrahenta i księguje wydatek w koszty, argumentując, że promuje swoją markę. Organy podatkowe interpretują jednak takie wydatki inaczej i uznają je za reprezentację, której nie można ująć w kosztach uzyskania przychodu. Różnica między reklamą a reprezentacją bywa trudna do uchwycenia, dlatego przedsiębiorca powinien dokładnie przeanalizować cel zakupu. Jeśli firma zleca przygotowanie ulotek czy reklamy w internecie, wydatek można ująć w ewidencji, natomiast zakup drogiej kolacji dla potencjalnego partnera biznesowego spowoduje błędne koszty uzyskania przychodu.
Brak rozgraniczenia między majątkiem prywatnym i firmowym
Niektórzy przedsiębiorcy kupują sprzęt RTV lub AGD i od razu zaliczają go do kosztów działalności. Problem pojawia się, gdy telewizor czy konsola stoją w domu i służą domownikom. Fiskus ocenia takie działania jako błędne koszty uzyskania przychodu, ponieważ sprzęt nie ma rzeczywistego związku z przychodem firmy. W praktyce można wprowadzić do ewidencji komputer czy drukarkę używaną w biurze, ale już zakup ekspresu do kawy, który trafił do prywatnej kuchni, budzi zastrzeżenia. Rozliczając zakupy, trzeba wykazać realne powiązanie z prowadzoną działalnością, a przy wątpliwościach poprosić o opinię doradcę podatkowego.
Rozliczanie prywatnych rachunków telefonicznych
Kolejną sytuacją, gdy mamy do czynienia z błędnym kosztem uzyskania przychodu, jest wpisanie do ewidencji pełnej kwoty abonamentu za telefon używany również prywatnie. Rzetelna księgowość powinna rozdzielać wydatki prywatne i firmowe, ponieważ urząd skarbowy dopuszcza rozliczenie tylko tej części, która faktycznie dotyczy działalności. Najprościej podpisać osobną umowę na numer firmowy, jednak nie każdy chce korzystać z dwóch urządzeń. Wtedy należy ustalić proporcję kosztów. Można to zrobić na podstawie billingów, wskazując połączenia z klientami i kontrahentami, albo prowadząc własną ewidencję rozmów służbowych. Jeśli wyliczenia pokazują, że 60% rozmów ma związek z firmą, w takiej proporcji można rozliczyć koszty uzyskania przychodu.
Nieprawidłowe rozliczanie szkoleń
Wydatki na szkolenia zawodowe mogą być kosztem podatkowym, lecz nie wszystkie. Kurs gotowania dla osoby prowadzącej sklep z odzieżą nie zostanie uznany przez urząd skarbowy, ponieważ nie ma związku z profilem działalności. Inaczej wygląda sytuacja, gdy przedsiębiorca opłaca kurs obsługi specjalistycznego programu komputerowego, który wykorzystuje w pracy. Dobre biuro rachunkowe powinno zwrócić uwagę na zakres szkolenia i doradzić, jak wykazać powiązanie z wykonywaną działalnością.
Każdy dokument księgowy w przedsiębiorstwie powinien mieć uzasadnienie biznesowe, które można przedstawić urzędowi skarbowemu. Właściciele firm niekiedy wrzucają w koszty wydatki prywatne, np. abonament za prywatne telefon, wydatki na auto służbowe wykorzystywane w rodzinnych sytuacjach, czy zakup sprzętu, który de facto nie służy celom firmy. Przyczyną może być brak znajomości szczegółowych przepisów podatkowych, dlatego warto podjąć współpracę z nami. Czekamy na kontakt z Twojej strony!
