Zawieszenie firmy ogranicza część obowiązków przedsiębiorcy, ale nie oznacza całkowitego wyłączenia rozliczeń z ZUS i urzędem skarbowym. Znaczenie ma dzień rozpoczęcia przerwy, status podatnika VAT oraz rodzaj wydatków ponoszonych w tym czasie. Błąd może prowadzić do zaległości składkowej albo nieprawidłowego ujęcia kosztu. Sprawdź, jak przygotować księgowość na okres zawieszenia działalności.
Co dzieje się ze składkami ZUS po zawieszeniu działalności?
Przy zawieszeniu firmy trzeba najpierw sprawdzić, czy przerwa obejmuje pełny miesiąc, czy tylko jego część. Jeśli działalność jest wpisana do CEIDG, dane z wniosku trafiają do ZUS, a urząd przygotowuje dokumenty wyrejestrowujące przedsiębiorcę z ubezpieczeń. Za pełny miesiąc zawieszenia nie trzeba opłacać składek społecznych ani składki zdrowotnej z działalności. Inaczej wygląda sytuacja, gdy firma była aktywna choćby przez kilka dni. Wtedy najniższą podstawę ich wymiaru można obniżyć proporcjonalnie do czasu, przez który przedsiębiorca podlegał ubezpieczeniom. Składkę zdrowotną rozlicza się za cały miesiąc i nie dzieli się jej na dni prowadzenia firmy. Dlatego przy zawieszeniu np. od 15. dnia miesiąca księgowość powinna osobno rozliczyć należności za okres, w którym działalność była jeszcze aktywna. Nieprawidłowe obliczenie należności może prowadzić do niedopłaty albo nadpłaty składek. Osobno trzeba sprawdzić ubezpieczenie zdrowotne, bo po zawieszeniu działalność przestaje stanowić podstawę do objęcia nim przedsiębiorcy. Jeżeli właściciel nie ma innego tytułu, np. umowy o pracę albo zgłoszenia przez członka rodziny, prawo do świadczeń z NFZ zwykle wygasa po 30 dniach.
Czy zawieszona firma nadal musi składać deklaracje VAT?
Jeżeli czynny podatnik VAT ma zawieszoną działalność przez pełny okres rozliczeniowy i nie wykonuje w tym czasie czynności wymagających ujęcia w ewidencji, co do zasady nie składa JPK_V7. Plik trzeba jednak wysłać za miesiąc lub kwartał, jeżeli firma była aktywna choćby przez jego część. Obowiązek może też pojawić się podczas pełnego zawieszenia, np. przy imporcie usług, wewnątrzwspólnotowym nabyciu towarów albo korekcie podatku naliczonego. Samo poniesienie wydatku w trakcie przerwy nie oznacza jeszcze konieczności natychmiastowego wysłania JPK_V7. Jeżeli przedsiębiorca ma prawo do odliczenia VAT z faktury, może rozliczyć go po wznowieniu działalności. Przed podjęciem decyzji warto więc sprawdzić, czy w danym okresie wystąpiło zdarzenie, które nadal trzeba uwzględnić w rozliczeniu VAT.
Jakie koszty można rozliczać w czasie zawieszenia działalności?
W czasie zawieszenia firma nie prowadzi bieżącej sprzedaży, ale nadal ponosi niektóre wydatki związane z zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodów. Do rozliczenia mogą kwalifikować się np. opłaty wynikające z wcześniej podpisanych umów, ubezpieczenie majątku firmowego, czynsz za lokal potrzebny do przechowania sprzętu albo naprawa urządzenia, które ma być używane po wznowieniu działalności. Warunkiem jest związek wydatku z firmą oraz prawidłowe jego udokumentowanie. Sama faktura wystawiona na dane przedsiębiorcy nie wystarcza, jeśli zakup dotyczy prywatnych potrzeb albo bieżącego prowadzenia działalności mimo zawieszenia. Problemem może być np. rozliczanie kosztów reklamy nastawionej na pozyskiwanie nowych zamówień w okresie, w którym firma formalnie nie działa. Księgowość powinna więc oddzielić wydatki zabezpieczające majątek lub związane z wcześniejszymi zobowiązaniami od tych, które świadczą o faktycznym wykonywaniu działalności.
Kiedy zawieszenie działalności nie zwalnia z obowiązków księgowych?
Zawieszenie działalności ogranicza bieżące rozliczenia, ale nie zamyka wszystkich obowiązków księgowych. W dokumentacji nadal trzeba ująć zdarzenia, które dotyczą okresu sprzed przerwy albo są dopuszczalne w jej trakcie. Należą do nich np. otrzymanie zapłaty za wcześniejszą fakturę, uregulowanie zaległego zobowiązania, sprzedaż środka trwałego albo korekta poprzedniego rozliczenia. Przedsiębiorca nadal może mieć obowiązek złożenia rocznego zeznania podatkowego, nawet jeśli przez cały rok nie osiągnął przychodu z zawieszonej firmy. Osobnej kontroli wymaga amortyzacja, bo składników majątku nieużywanych z powodu zawieszenia co do zasady nie amortyzuje się w okresie przerwy. Trzeba też przechowywać dokumenty księgowe i reagować na wezwania urzędu skarbowego lub ZUS. Najczęstszy błąd polega na potraktowaniu zawieszenia jak całkowitego zamknięcia firmy, choć część obowiązków wraca dopiero przy konkretnych zdarzeniach lub przy rozliczeniu rocznym.
Przed zawieszeniem firmy trzeba ustalić datę przerwy, rozliczyć składki za niepełny miesiąc, sprawdzić status VAT oraz umowy, które nadal będą generować faktury. Dobrze prowadzona księgowość pomaga ograniczyć bieżące obciążenia i zachować dokumentację potrzebną po wznowieniu działalności. Planujesz zawieszenie firmy? Skontaktuj się z nami, aby prawidłowo przygotować rozliczenia na okres przerwy.
