Bycie przedsiębiorcą to nie tylko pozyskiwanie klientów, sprzedaż, zamawianie produktów czy towarów, zatrudnianie pracowników, płacenie ZUS-ów i podatków itd., itp. Do tego wszystkiego dochodzi jeszcze papierologia. Przedsiębiorca musi gromadzić ogromne ilości dokumentów zawiązanych z prowadzoną przez siebie działalnością. Dokumenty dotyczące każdego z pracowników, podwykonawców, dostawców, odbiorców. Dokumentacja musi być prowadzona skrupulatnie i być kompletna, ponieważ to na jej podstawie przedsiębiorca oblicza np. zobowiązania podatkowe czy wnioskuje o zwrot nadpłaconego podatku VAT. Materiały źródłowe na podstawie, których przedsiębiorca dokonuje obliczeń muszą być przez niego przechowywane przez odpowiednio długi czas.
Czasem jednak zdarza się, że pomimo zachowania dokładności jakiś dokument księgowy zaginie. Co wtedy?
Skutki mogą być poważne ponieważ dokumentację, na podstawie której przedsiębiorca sporządza rozliczenia podatkowe, trzeba przechowywać do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, którego ona dotyczy. Jest to zasadniczo 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Jeśli posiadamy fakturę na zakup np. towarów, która została wystawiona w lutym 2016 roku to należy ją przechowywać przez 2017, 2018, 2019, 2020, 2021 rok – obowiązek jej przechowywania upływa dopiero z dniem 01 stycznia 2022 roku.
Pięcioletni okres archiwizacji nie jest warunkiem niezmiennym i może być dłuższy. Dzieje się tak, gdy bieg terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego nie rozpoczyna się, ulega zawieszeniu albo zostaje przerywany. Przypadki takich modyfikacji są wymienione w art. 70 § 2-8 oraz art. 70a Ordynacji podatkowej.
Konsekwencje nieprzechowywania dokumentacji podatkowej przez odpowiednio długi czas są poważne. Trzeba liczyć się z określeniem przez urzędników podstawy opodatkowania w drodze oszacowania. Ryzyko stosowania tej metody polega na tym, że ustalona podstawa nie będzie odzwierciedleniem rzeczywistości. Urzędnicy zakwestionują ponadto prawo do odliczenia podatku naliczonego, jeżeli podatnik nie będzie miał właściwych dokumentów, np. faktur. Istnieje również zagrożenie wymierzenia sankcji karnych skarbowych. Ukaranym można być m.in. za nieprowadzenie ksiąg podatkowych, prowadzenie ich nierzetelnie lub wadliwie, nieprzechowywanie faktur i rachunków.
Podatnik, który przedwcześnie utraci dokumentację podatkową, powinien podjąć takie działania, aby ją jak najszybciej możliwie wiernie zrekonstruować. Wiąże się to przede wszystkim z obowiązkiem odtworzenia dowodów źródłowych, na podstawie których były dokonywane zapisy w księgach, ewidencjach i rejestrach. Źródłem informacji służącym do odtworzenia danych księgowych mogą być elektroniczne nośniki danych, pod warunkiem, że były sporządzone i się zachowały. Należy ponadto zwrócić się do swoich kontrahentów o przekazanie kopii posiadanych przez nich dokumentów, np. duplikatów faktur potwierdzających zakupy, zestawień transakcji, odpisów umów. Pomocne mogą okazać się wyciągi z rachunków bankowych, zachowane dokumenty dotyczące innych okresów rozliczeniowych, odpisy deklaracji i zeznań uzyskane z urzędu skarbowego itp.
Jeżeli nie uda się odtworzyć wszystkich utraconych dokumentów, można rozważyć złożenie korekt rozliczeń, aby były zgodne z tym, co się posiada.
