Od 1 stycznia 2014 roku mamy wiele nowych przepisów podatkowych. W tym o nowej definicji faktury. Artykuł 2 pkt.31 i 32 ustawy o VAT zawiera definicję faktury. I tak odpowiednio faktura to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie. Natomiast faktura elektroniczna to faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym.
Faktury elektroniczne
Przyjęcie tej definicji ma spowodować wyeliminowanie wszelkich wątpliwości związanych z rozumieniem tego pojęcia. Należy jednak pamiętać, że nie każdy dokument elektroniczny będący fakturą w myśl tej definicji jest fakturą elektroniczną. Tego typu dokument zgodnie z nowo dodanym art. 2 pkt 32 ustawy o VAT (podobnie jak faktura papierowa) musi zawierać elementy wymagane przepisami. Dodatkowo, aby faktura mogła zostać uznana za elektroniczną, musi być wystawiona i otrzymana w formacie elektronicznym a wybór formatu spoczywa na podatniku.
Tak więc faktura elektroniczną to wiadomość e-mail z załącznikiem w formacie np. PDF lub faks otrzymany elektronicznie. W przypadku faktur tworzonych w formatach elektronicznych przez programy księgowe lub edytory tekstu, które zostały wysłane lub otrzymane w formie papierowej, nie są uznawane za faktury elektroniczne, ale za faktury papierowe. Natomiast dokumenty papierowe, które zostaną zeskanowane i przesłane e-mailem, są fakturami elektronicznymi pod warunkiem, że wersja papierowa nie została wprowadzona do obrotu.
Wystawianie faktury
Aby faktura mogła zostać uznana za wystawioną, sprzedawca, musi udostępnić fakturę w taki sposób, aby jej odbiorca mógł ją otrzymać. Chodzi tu przede wszystkim o przekazywanie e-faktury bezpośrednio jej odbiorcy poprzez np. wiadomość e-mail, bezpieczne połączenie albo za pośrednictwem portalu internetowego. Faktura jest otrzymana wtedy, gdy dotrze do odbiorcy, czyli gdy nastąpi jej pobranie z portalu internetowego lub wpływ wiadomości e-mail zawierającej fakturę elektroniczną na serwer pocztowy odbiorcy.
Podstawa prawna:
art. 2 pkt 31 i 32 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (tekst jedn.: Dz. U. z 2011 r. nr 177, poz. 1054 ze zm.) w brzmieniu obowiązującym od 1 stycznia 2014 r.
Autor: Teresa Sykulska, doradca podatkowy
