Paragon fiskalny to jeden z podstawowych dowodów zakupu w obrocie gospodarczym. Wielu przedsiębiorców zakłada, że każdy zakup związany z firmą uprawnia ich do odzyskania podatku. Jednak w tej kwestii obowiązują konkretne przepisy, które precyzyjnie określają, kiedy paragon może być podstawą do odliczenia VAT, a kiedy nie. Jakie? Wyjaśniamy!
Czy zawsze można odliczyć VAT z paragonu fiskalnego?
Odliczenie VAT z paragonu fiskalnego jest możliwe, ale tylko w ściśle określonych sytuacjach. Podstawowym warunkiem jest to, by paragon zawierał NIP nabywcy. Tylko wtedy może on zostać uznany za tzw. fakturę uproszczoną. Do jakiej kwoty paragon z NIP może zostać użyty do odliczenia VAT? Maksymalnie do 450 zł brutto lub 100 euro. Jeśli kwota brutto mieści się w tym limicie, nie trzeba prosić o dodatkową fakturę, paragon fiskalny spełnia wówczas rolę dokumentu księgowego. Warto również zaznaczyć, że nawet paragon z NIP-em nie daje prawa do odliczenia, jeśli zakup nie był związany z działalnością gospodarczą.
Przedsiębiorca ma obowiązek wykazywania takich dokumentów w JPK_VAT. Paragon z NIP-em uznany za fakturę uproszczoną, musi być prawidłowo ujęty w ewidencji – jako faktura, nie jako sprzedaż z kasy. W razie wątpliwości bądź niejasności rozliczeń pomocna może być doświadczona księgowa, która zadba o poprawność rachunków.
Kiedy nie można odliczyć VAT z paragonu fiskalnego?
Są sytuacje, w których odliczenie VAT z paragonu fiskalnego jest całkowicie wykluczone – nawet jeśli zakup dotyczył firmy. Najczęstszy błąd to próba odliczenia VAT z paragonu bez NIP-u. Od 2020 roku przepisy są jednoznaczne: jeśli nabywca nie poda NIP-u przed zakończeniem transakcji, paragon nie może być podstawą do wystawienia faktury, a tym samym nie uprawnia do odliczenia podatku.
Są też określone rodzaje wydatków, z których VAT w ogóle nie można odliczyć – bez względu na to, czy mamy fakturę, czy paragon. Dotyczy to m.in. zakupu usług gastronomicznych (np. obiadu w restauracji) oraz odliczenia VAT za usługę hotelową. Nawet jeśli przedsiębiorca zatrzymuje się w hotelu w celach służbowych, VAT zawarty na rachunku nie może zostać odzyskany.
Jeśli chodzi o odliczenie VAT od samochodu, to warunkiem jest jego pełne wykorzystanie do celów firmowych i prowadzenie szczegółowej ewidencji przebiegu pojazdu. Paragon za paliwo czy usługi serwisowe – nawet z NIP-em – może nie wystarczyć bez odpowiedniego uzasadnienia i dokumentacji.
Czy ryczałtowiec może odliczyć VAT z paragonu fiskalnego?
Przedsiębiorcy rozliczający się w formie ryczałtu ewidencjonowanego często zastanawiają się, czy przysługuje im prawo do odliczenia VAT. Odpowiedź jest jednoznaczna: ryczałtowiec nie odlicza VAT, ponieważ korzysta ze zwolnienia z podatku od towarów i usług. W związku z tym nie może też rozliczać zakupów pod kątem podatku VAT – niezależnie od tego, czy posiada fakturę, czy paragon z NIP-em. W ryczałcie nie uwzględnia się kosztów uzyskania przychodu, więc dokumenty zakupu mają znaczenie głównie archiwalne lub organizacyjne.
Niektórzy ryczałtowcy prowadzą sprzedaż z rejestrem VAT, np. przy sprzedaży usług zwolnionych przedmiotowo. W takim przypadku również nie przysługuje im prawo do odliczenia VAT z zakupów. Jeśli więc przedsiębiorca prowadzi działalność w tej formie, nie powinien liczyć na to, że paragon fiskalny pozwoli na odzyskanie podatku.
Choć paragon fiskalny jest powszechnie stosowany w obrocie gospodarczym, nie zawsze uprawnia do odliczenia VAT. Czasem o poprawności rozliczenia decydują drobne szczegóły, na które łatwo nie zwrócić uwagi. W razie wątpliwości warto skonsultować się z księgowym lub specjalistą od księgowości, aby uniknąć błędów w rozliczeniach.
