Zgodnie z ustawą o podatku dochodowym od osób prawnych i podatku dochodowym od osób fizycznych, podatnik jest zobowiązany do zmniejszenia kosztów uzyskania przychodów w przypadku nieuregulowania zobowiązania w odpowiednim terminie. W przypadku zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów kwoty wynikającej z faktury (rachunku), a jeżeli nie istniał obowiązek wystawienia faktury (rachunku) – kwoty wynikającej z umowy albo innego dokumentu, i nieuregulowania tej kwoty w terminie 30 dni od daty upływu terminu płatności, podatnik jest obowiązany do zmniejszenia kosztów uzyskania przychodów o kwotę wynikającą z tych dokumentów.
Posiadanie więc dokumentu potwierdzającego zapłatę jest niezbędne, aby można było uniknąć konieczności korekty kosztów uzyskania przychodu. Jeśli faktury są opłacone gotówką, sprzedawca może sporządzić na fakturze adnotację „zapłacono gotówką”. Taka adnotacja może być potwierdzeniem zapłaty faktury przez kontrahenta.
Dokument KW potwierdzający zwrot należności pracownikowi dokonującemu zakupu czy też rozliczenie zaliczki nie stanowi bowiem dowodu zapłaty za fakturę, a jedynie dowód przekazania środków pieniężnych pracownikowi. Dlatego dobrze byłoby, gdyby taka adnotacja znajdowała się na fakturach otrzymywanych przez pracownika, w razie dokonywania przez niego zakupów w imieniu firmy.
W razie braku takiej adnotacji na dokumencie sprzedaży wymienione dokumenty mogą być wykorzystane przy dowodzeniu, że należność została opłacona. Posiadanie ww. dokumentów wraz z np. oświadczeniem pracownika, że zobowiązanie zostało przez niego uregulowane, powinno być wystarczającym dowodem uregulowania zobowiązania.
Autor: Teresa Sykulska, doradca podatkowy
