Zastanawiasz się, czym jest nota księgowa i jak poprawnie wprowadzić ją do systemu rachunkowego przedsiębiorstwa? Kiedy zachodzi potrzeba sporządzenia tego dokumentu i co powinien on zawierać? Wyjaśniamy.
Co to jest nota księgowa?
Nota księgowa to dokument, w którym odnotowuje się korekty w obrotach między podmiotami gospodarczymi. Sporządza się ją w momencie wykrycia błędów lub niezgodności we wcześniej zaksięgowanej dokumentacji finansowej. Przygotowanie takiego dokumentu może również wynikać z konieczności przeprowadzenia korekt po negocjacjach warunków handlowych między dwoma podmiotami. Noty księgowe wykorzystuje się do sprostowania m.in. takich błędów jak nieprawidłowości w fakturach czy też niezgodności w dostawach towarów. Dokument ten pozwala na zachowanie przejrzystości i prawidłowości rozliczeń między firmami. Zarówno prawo podatkowe, jak i standardy księgowości wymagają, aby wszelkie korekty finansowe były dokładnie i bezzwłocznie dokumentowane. W przypadku audytu nota stanowi dowód dokonania korekty, dlatego nie powinno w niej zabraknąć dokładnego opisu przyczyn wprowadzenia zmian.
Jak prawidłowo sporządzić notę księgową?
W dokumencie finansowym, jakim jest nota księgowa, muszą zostać precyzyjnie określone informacje umożliwiające identyfikację i prawidłową korektę transakcji. Powinna ona posiadać datę i unikatowy numer zgodny z wewnętrzną numeracją dokumentów w firmie. W nocie księgowej należy również uwzględnić pełne dane wystawcy i odbiorcy, które obejmują nazwy, adresy i dane kontaktowe obu stron. Dokument ten musi dokładnie opisywać przedmiot korekty, np. błędy w ilości towaru, cenie czy warunkach dostawy, a także przedstawiać szczegóły finansowe takie jak zwiększenie lub zmniejszenie kwoty transakcji. Niezbędne jest także zawarcie uzasadnienia opisującego przyczyny sprostowania danych. Nota księgowa powinna zostać potwierdzona podpisami osób upoważnionych. W ten sposób sporządzony dokument zapewnia przejrzystość niezbędną dla prawidłowego zarządzania finansami firmy i przestrzegania przepisów.
Jak zaksięgować notę księgową?
Wprowadzenie noty księgowej do systemu księgowego firmy wymaga zweryfikowania i zaakceptować dokumentu pod kątem merytorycznym i formalnym. Następnie wprowadza się dane z noty do systemu, co zwykle obejmuje kwoty, datę i strony transakcji. Wartość korekty jest rejestrowana w odpowiednich kontach księgowych w celu odzwierciedlenia zmian w bilansie firmy. Dokumentacja związana z notą księgową powinna też zostać odpowiednio zarchiwizowana, aby ułatwić ewentualne przyszłe audyty.
Nota księgowa pozwala na dokonanie korekt w przypadku wystąpienia nieścisłości podczas transakcji. Naszym zdaniem, aby zapewnić sobie rzetelne i poprawne przygotowanie dokumentacji finansowej, warto skorzystać ze wsparcia biura rachunkowego. Jeśli nasz artykuł okazał się dla Ciebie pomocny, koniecznie prześlij go innym osobom, które zastanawiają się, jak prawidłowo zaksięgować notę księgową.
